El término “back office” se utiliza comúnmente en el ámbito empresarial para referirse a las actividades y funciones administrativas que se llevan a cabo detrás de escena. Estas tareas suelen ser fundamentales para el funcionamiento eficiente de una organización, pero no son visibles para los clientes o usuarios finales. En este artículo exploraremos en detalle qué significa exactamente el concepto de back office y cómo desempeña un papel crucial en la gestión interna de una empresa.

¿Cuál es el significado y las funciones del backoffice?

Dentro del back office, los diferentes departamentos desempeñan diversas funciones que son de vital importancia para el correcto funcionamiento de la empresa. Estas tareas incluyen:

La importancia del backoffice en una empresa

El Informe de Zendesk sobre las Tendencias en experiencia de empleado revela que los servicios de backoffice están ganando cada vez más importancia. Según el informe, el 54% de los equipos internos de soporte afirma tener una mayor visibilidad ante los altos cargos en comparación con años anteriores. Esto demuestra la relevancia creciente del backoffice en las empresas peruanas y su papel fundamental para garantizar un funcionamiento eficiente y satisfactorio de las operaciones empresariales.

Al examinar las tareas y comprender el concepto del backoffice, se puede apreciar que se trata de una serie de servicios que funcionan como la parte oculta de una empresa. Aunque no sean visibles desde fuera de la organización, son fundamentales para su correcto funcionamiento.

Un servicio eficiente de backoffice es fundamental para cualquier empresa por diversas razones.

• Las áreas de ventas o de operaciones no funcionarían de forma correcta sin un servicio de backoffice adecuado.
• Aumenta la eficiencia de los procedimientos , dado que se gestionan por expertos y se pueden automatizar con tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA) para evitar errores y tareas duplicadas.
• Facilita la comunicación y el intercambio de información entre departamentos de manera que cada trabajador tiene claras sus funciones.
• Reduce los costes , ya que la disminución de errores y el uso de los recursos de forma más eficaz supone menos gastos.
• Aumenta la productividad porque las tareas se realizan de forma más rápida y por profesionales que aportan su expertise.
• Mejora la experiencia del cliente. Todo lo anterior supone que los pedidos se atiendan más rápido y que se aporten soluciones a los clientes de forma más transparente y ágil.

¿Cuál es la labor del personal de back office?

En el back office trabajan personas especializadas en labores administrativas y de apoyo, pero no tienen contacto directo con los clientes. Su función principal es asegurarse de que todos los procesos internos estén correctamente organizados y funcionando sin problemas. Por ejemplo, son responsables del registro y seguimiento adecuado de las transacciones financieras, así como del mantenimiento actualizado del inventario.

Además, el personal del back office también se encarga del manejo eficiente de los recursos humanos dentro de la empresa. Esto implica llevar a cabo tareas como reclutamiento y selección, capacitación al personal e implementación correcta políticas laborales establecidas por la compañía.

En conclusión, el back office desempeña un papel fundamental en cualquier empresa al ocuparse principalmente

¿Cómo mejorar la eficiencia empresarial mediante el backoffice?

De acuerdo a un estudio realizado por IDC y ADP, la transformación digital en las empresas ya no se limita únicamente al front end. Ahora, también se está poniendo gran énfasis en la modernización del backoffice, como los departamentos de finanzas y contabilidad o recursos humanos. Esto demuestra que las organizaciones están reconociendo la importancia de optimizar sus procesos internos para lograr una mayor eficiencia y competitividad en el mercado peruano.

Características esenciales de un back office

En Perú, algunas de las actividades relacionadas con la gestión financiera incluyen el manejo de los procesos de legalización y pago de impuestos, así como la administración de bases de datos. Además, es importante llevar a cabo una eficiente gestión en cuanto a los pedidos realizados por los clientes y también en lo que respecta a la facturación. Por último, no podemos olvidar las tareas administrativas que son necesarias para el correcto funcionamiento del negocio.

A continuación se presenta una lista resumida:

1. Gestión financiera.

2. Procesos de legalización y pago de impuestos.

3. Administración de base de datos.

4. Gestión de pedidos de clientes.

5. Facturación.

6. Tareas administrativas.

Es fundamental realizar un adecuado seguimiento y control en cada uno estos aspectos para garantizar el éxito empresarial en Perú

Mejora la eficiencia de tu negocio con capacitación en el personal de backoffice

Es esencial comprender el significado del backoffice si estás interesado en los negocios o en emprender. Para maximizar la productividad de una empresa, debes reconocer la importancia de los servicios de backoffice y mejorar tus habilidades profesionales para lograrlo.

En el ámbito empresarial, una habilidad altamente valorada es la capacidad de dominar diferentes idiomas, especialmente el inglés. Esto se debe a que existen oportunidades de capacitación adicional que permiten aprender a realizar estudios de mercado, elaborar planes de negocio y buscar inversores al mismo tiempo que se perfecciona el inglés. Esta combinación de habilidades puede ser muy beneficiosa para los profesionales en Perú.

¿Quieres mejorar tus habilidades en el idioma para aumentar tus posibilidades en el mercado nacional e internacional? Banco Santander, en colaboración con British Council, tiene disponibles 8.000 cupos para el Curso Santander | English Online 2024 – British Council. Aprovecha esta oportunidad única y amplía tus conocimientos de inglés desde la comodidad de tu hogar.

En este curso en línea, totalmente gratuito, tendrás la oportunidad de fortalecer tus habilidades de comunicación en el ámbito laboral y estar preparado para afrontar desafíos profesionales. Podrás avanzar a tu propio ritmo a través de lecciones, actividades interactivas y seminarios. Este programa te permitirá mejorar tus competencias comunicativas y adquirir las herramientas necesarias para enfrentarte con éxito a nuevos retos en tu carrera profesional.

No necesitas tener un título universitario ni ser cliente de Banco Santander para participar. No importa si eres principiante (A1) o avanzado (C1), podrás acceder a la plataforma en línea de British Council para aprender inglés, que ofrece 144 horas de material de autoaprendizaje. Además, después de 8 semanas de formación, los mejores 2.000 alumnos tendrán la oportunidad de recibir 18 semanas adicionales de formación complementaria con tutores del British Council.

¿Eres mayor de 18 años y deseas fortalecer tu inglés para mejorar tus oportunidades laborales? Regístrate en el Curso Santander | English Online 2024 – British Council y no permitas que el idioma sea un obstáculo para ti.

Funciones de un asistente en el área administrativa interna

Como asistente de back office en Perú, tu función principal será realizar tareas administrativas que son fundamentales para el correcto funcionamiento de una empresa. Esto implica llevar a cabo labores como la gestión de inventario, la facturación y la organización de documentos.

En cuanto a la gestión de inventario, serás responsable de mantener un registro actualizado y preciso del stock disponible en la empresa. Deberás coordinar con los proveedores para asegurar el abastecimiento oportuno y eficiente de productos, evitando así posibles retrasos en las entregas. Además, tendrás que supervisar el control físico del inventario, realizando conteos periódicos para verificar su exactitud.

La facturación también será parte importante de tus responsabilidades como asistente de back office. Será tu tarea emitir facturas precisas y completas por los bienes o servicios proporcionados por la empresa. Para ello, deberás tener conocimientos sobre los procedimientos fiscales vigentes en Perú relacionados con este proceso.

Significado de back office y front office

El término “back office” se refiere a las actividades y procesos que ocurren en la parte trasera de una empresa u organización. Estas tareas son fundamentales para el funcionamiento eficiente de la compañía, pero no están directamente relacionadas con la interacción con los clientes.

En Perú, los departamentos involucrados en el back office suelen ser aquellos encargados de llevar a cabo labores administrativas y financieras. Esto incluye áreas como administración, finanzas, contabilidad, recursos humanos y almacén.

El departamento de administración es responsable de gestionar todos los aspectos operativos internos de la empresa. Esto implica supervisar el flujo de trabajo, coordinar reuniones y eventos corporativos, mantener registros actualizados y garantizar que todas las políticas y procedimientos se cumplan adecuadamente.

Por otro lado, el departamento financiero se encarga del manejo del dinero dentro de la organización. Esto incluye realizar transacciones bancarias, elaborar presupuestos financieros, controlar los gastos e ingresos empresariales y asegurarse de que se cumplan todas las obligaciones fiscales correspondientes.

La contabilidad es otra área clave del back office en Perú. Este departamento registra todas las transacciones económicas realizadas por la empresa para mantener un registro preciso y detallado. Además, también se encarga del cálculo correcto de impuestos y contribuciones sociales según lo establecido por ley.

El departamento de recursos humanos tiene un papel fundamental en el back office ya que gestiona todo lo relacionado con el personal empleado por la empresa. Sus responsabilidades incluyen reclutamiento y selección de personal nuevo, capacitación continua para empleados existentes, gestión salarial e implementación efectiva de políticas laborales.

Finalmente, el departamento de almacén se encarga del control y gestión adecuada de los inventarios. Esto implica recibir, almacenar y distribuir los productos o materiales necesarios para la operación diaria de la empresa. Además, también es responsable de mantener registros precisos sobre las existencias disponibles y realizar inventarios periódicos para evitar pérdidas o desabastecimientos.

Valentina Sotomayor